Koordinatorin Research Management & Administration (w/m) 80-100%

Pinnacle - Forschungsgruppe für pädiatrishe und neonatale Intensivmedizin

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Research Managerin im operativen und administrativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Administrative HR-Prozesse für neue und bestehende Teammitglieder begleitest du von der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen über Rekrutierungen und Interviews bis hin zu Eintritten und Onboarding.
Bei administrativen Finanzprozessen packst du mit an – insbesondere bei der Erstellung und Aktualisierung von Budgetübersichten, der Rechnungsstellung und -bearbeitung sowie der Kontierung in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
Sitzungen, Workshops, Retreats und weitere Veranstaltungen organisierst du selbstständig und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung.
Agenden und Protokolle erstellst du zuverlässig und behältst dabei Pendenzen, Termine und Fristen im Blick.
Interne und externe Meetings sowie Termine koordinierst und bereitest du sorgfältig vor.
Bei der Erstellung, Zusammenstellung und Aufbereitung von Forschungs-, Projekt- und weiteren Berichten unterstützt du das Team tatkräftig.
Projektunterlagen und administrative Dokumentationen koordinierst und pflegst du strukturiert und gewissenhaft.
Im Rahmen von Forschungsprojekten und klinischen Studien unterstützt du bei administrativen und regulatorischen Abläufen, insbesondere bei der Koordination von Studiendokumenten, Vereinbarungen und weiteren regulatorisch relevanten Unterlagen.
Als zentrale Ansprechperson koordinierst du die Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen.
Beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen bringst du deine Ideen aktiv ein.
Teammitglieder unterstützt du bei der Klärung von Abläufen, Zuständigkeiten und erforderlichen Unterlagen und trägst damit zu effizienten Arbeitsprozessen bei.

Dein Profil

Abgeschlossene höhere Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise in Administration/Management, Gesundheitswesen oder Life Sciences; ein Hochschulabschluss (Bachelor oder Master) ist von Vorteil
Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im universitären, klinischen oder wissenschaftlichen Umfeld
Kenntnisse regulatorischer Anforderungen und Abläufe in der klinischen Forschung sowie Erfahrung mit Studiendokumenten und Vereinbarungen sind von Vorteil oder alternativ Bereitschaft, sich diese Kenntnisse rasch anzueignen
Interesse an wissenschaftlichen und medizinischen Fragestellungen sowie Offenheit und Neugier für Forschungsthemen
Erfahrung in der Budget-/Finanzadministration und Projektkoordination
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
Freude an einer dynamischen, vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Koordination unterschiedlicher Aufgaben
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte und kooperative Arbeitsweise
Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dein Lohn

Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach deiner Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir deinen Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerberinnen und Bewerber, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Für unregelmässige Arbeitszeiten werden in vielen Fällen Zulagen ausgerichtet. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach deinen Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der Eleonorenstiftung.

Kontakt

Forschungsmanagerin Klinik
+41 44 249 70 35

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Der Bewerbungsprozess

Nachdem du uns deine Bewerbung über unser Online-Portal eingereicht hast, werden wir diese mit Interesse lesen. Wir werden unter den eingegangenen Bewerbungen eine Vorauswahl treffen und uns anschliessend mit dir in Verbindung setzen. Sollte es zu einem persönlichen Kennenlernen kommen, sehen wir folgenden weiteren Ablauf vor:

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Deine Vorteile

Lass dein Auto zu Hause.

Bei einem Beschäftigungsumfang von mindestens 50 % und einer Vertragslaufzeit von sechs Monaten oder mehr erhältst du pro Jahr CHF 500.– für das Generalabonnement der SBB oder ca. 25 % Rabatt auf den ZVV BonusPass für das gesamte ZVV-Gebiet. Wenn du in einem Nachbarkanton wohnst, gelten die Rabatte auch für deinen Tarifverbund. Ab einer Anstellung von 10 % erhältst du zusätzlich den BonusPass Flex, mit dem du an 100 Tagen im Jahr flexibel Bahn, Bus, Tram und Schiff nutzen kannst – egal, ob auf dem Arbeitsweg oder in der Freizeit.

Brauchst du eine Stärkung?

In unserem Personalrestaurant geniesst du die gesunden und leckeren Tagesmenüs zum Preis von Fr. 9.00. Ein vielseitiges Salatbuffet, feine Sandwiches, ein Kuchenbuffet und einiges mehr runden das attraktive Angebot ab.

Kennst du die Frauenbadi?

Keine Angst, es gibt auch eine Männerbadi. Im Herzen Europas und am Wasser gelegen verbindet Zürich modernes Stadtleben mit wunderbarer Natur. Zürich ist das Bildungs- und Wirtschaftszentrum der Schweiz und bietet mit unzähligen Events und einem grossen Kulturangebot für jeden Geschmack passende Freizeitaktivitäten. Weitere Informationen zum Arbeiten in der Schweiz findest du .

Wir lieben Kinder - auch deine.

Wir wissen, wie wichtig eine verlässliche Kinderbetreuung ist. Aus diesem Grund profitieren Mitarbeitende von einer Preisreduktion in ausgewählten Kitas in der Nähe unseres Standorts Lengg. So lassen sich Beruf und Familie noch besser miteinander vereinbaren.

Glück im Unglück.

Bei einem Beschäftigungsgrad von mindestens 20% bist du bei einem Unfall während der Arbeit oder in der Freizeit weltweit privat versichert. Auch wenn du unter 20% angestellt bist, profitierst du von der privaten Berufsunfallversicherung und bist zusätzlich allgemein gegen Nichtberufsunfälle versichert.

Mach einen Städtetrip.

Alle fünf Jahre wirst du für deine Treue mit zusätzlichen Freitagen belohnt. Dabei werden auch frühere Tätigkeiten am Kispi mitangerechnet.

Gute Besserung.

Arbeitest du mindestens 20% und für mehr als drei Monaten bei uns? Dann profitierst du in den meisten Fällen von der Krankentaggeldversicherung. Im Krankheitsfall erhältst du während bis zu maximal 720 Tagen ein Taggeld in der Höhe von 80% deines Lohnes.

Ab in den Süden.

Falls dir fünf Wochen Ferien zu wenig sind, geben wir unser Bestes, um dir unbezahlten Urlaub zu ermöglichen.

Wir füllen dein Sparschwein.

Wir übernehmen 60% deiner Pensionskassenbeiträge und liegen damit über dem gesetzlichen Minimum. Teilzeitmitarbeitende profitieren zudem von einem reduzierten Koordinationsabzug.

Geniesse deinen Papitag.

Mit interessanten Teilzeitangeboten möchten wir unseren Mitarbeitenden ermöglichen, Beruf und Familie miteinander zu verbinden. So ist es beispielsweise denkbar, nach der Familiengründung oder während dem Absolvieren eines Studiums das Pensum im Kispi zu reduzieren.

Wir aktualisieren dein Impfbüchlein.

Nicht nur im Notfall, sondern auch für Impfungen oder Beratungen im Zusammenhang mit der Gesundheit am Arbeitsplatz kannst du dich an unseren personalärztlichen Dienst wenden.

Schreib Geschichte.

Wir arbeiten im modernen Neubau des Universitäts-Kinderspitals Zürich in der Lengg. Der Bau vereint zukunftsweisende Architektur mit modernster Infrastruktur und optimal gestalteten Arbeitsprozessen. Grosszügige Räume, innovative Medizintechnik und eine durchdachte Umgebung schaffen beste Bedingungen für unsere Patientinnen und Patienten sowie für alle, die hier arbeiten. Gestalte mit uns die Zukunft der Kindermedizin.§

Wachse über dich hinaus.

Wo auch immer du beruflich stehst, im Kispi kommst du weiter. Unsere Laufbahnmodelle in der Pflege, in der Ärzteschaft und in der Forschung bieten dir verschiedenste Entwicklungsmöglichkeiten für deine Fach- oder Führungskarriere.

Gönn dir was.

Wir sind Mitglied bei «Corporate Benefits», dem Vorteilsportal für Mitarbeitende. So profitierst du von attraktiven Rabatten und Sonderkonditionen bei vielen bekannten Marken aus Mode, Technik, Reisen und Freizeit.

Arbeitgeber Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Das Grösste am «Kispi» aber sind die Kleinen: Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt, in 47 Fachbereichen tun wir alles zu ihrem Wohl. Nicht nur modernste Geräte und höchste Qualität in der Behandlung werden am Kispi gross geschrieben, sondern auch ein gutes Gespür für Zwischenmenschliches. Neben dem gesamten kindermedizinischen und kinder-chirurgischen Spektrum bietet das Kinderspital auch ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.

Dein Arbeitsort

Lenggstrasse 30
8008 Zürich

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Steinwiesstrasse 75, 8032 Zürich

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